Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням зборів суддів Октябрського
районного суду м. Полтави
№ 6 від 10 грудня 2020 року
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу Октябрського районного суду міста Полтави
Із змінами та доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів від 08.06.2021р., від 04.10.2021р., від 31.05.2022р., від 08.06.2022р., від 17.06.2022р., від 07.10.2022р., від 02.12.2022р., від 27.12.2022р.,
12.01.2023р., від 16.01.2023р., від 14.03.2023р., від 12.07.2023р.,від 26.03.2024р., від 07.06.2024р., від 10.09.2024р., від 15.11.2024р.
1.Загальні положення
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Октябрському районному суді міста Полтави (далі – Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в суді, урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України № 30 від 26.10.2010 року (із подальшими змінами), відноситься до повноважень зборів суддів Октябрського районного суду міста Полтави.
1.2. У разі внесення змін до Положення про автоматизовану систему документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.
1.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
2.Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів АСДС, надання та позбавлення права доступу до неї в Октябрському районному суді міста Полтави визначаються на підставі:
- наказів голови суду щодо суддів, керівника апарату та заступника керівника апарату суду;
- наказів керівника апарату суду щодо працівників апарату суду.
Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням та Засадами інформацію.
2.3. Використання електронного цифрового підпису уповноваженими на це користувачами АСДС здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.
2.4. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.
2.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
3.Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
3.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.
Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.
3.2. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в АСДС в найкоротший термін після того, як перестали існувати обставини, що перешкоджали своєчасній реєстрації вказаної кореспонденції.
3.3. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.
До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.
3.4. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо.
4.Розподіл справ і матеріалів між суддями
4.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів Октябрського районного суду м. Полтави, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх (Додаток 1).
За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
Автоматизований розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями, визначеними статтею 247 КПК України.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
4.2. Серед усіх суддів здійснюється автоматизований розподіл судових справ і матеріалів, які надійшли до канцелярії суду з понеділка по четвер з 8 год. 00 хв. до 17 год 15 хв., а у п’ятницю з 8 год. 00 хв. до 16 год хв., після реєстрації відповідної судової справи (після заповнення необхідних полів обліково-реєстраційної картки на справу та присвоєння справі єдиного унікального номеру та номеру провадження). В разі надходження до суду справ та матеріалів наприкінці робочого дня їх реєстрація проводиться в день надходження, а автоматизований розподіл відбувається як у день надходження так і на наступний робочий день. Клопотання, які підлягають негайному розгляду передаються для їх автоматизованого розподілу першочергово. Особливості розподілу судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні зазначені в п.7.2. Засад.
Абзац другий виключено на підставі рішення зборів суддів від 14.03.2023р.
Автоматизований розподіл справ на суддів, які відряджені до Октябрського районного суду м. Полтави припиняється за два місяці до закінчення відрядження або з дня звернення такого судді із заявою про припинення відрядження. (пункт 4.2 викладено в новій редакції на підставі рішення зборів суддів від 02.12.2022р.)
4.3. Кожний робочий день о 09:00 год. головний спеціаліст по роботі з персоналом або особа, яка виконує його обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).
4.4. У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 09:00 год. дня невиходу на роботу повідомити про це головного спеціаліста по роботі з персоналом або керівника апарату суду.
4.5. Виникнення поважних причин, які будуть підтверджені документально, протягом робочого дня мають бути доведені суддею до відома головного спеціаліста по роботі з персоналом або керівника апарату суду.
4.6. Суддя, який в останній робочий день напередодні відпустки або відрядження не встиг своєчасно розглянути справи, які потребують термінового розгляду або прийняття процесуального рішення може бути відкликаний з відпустки або відрядження для розгляду таких справ. Відкликаний з відпустки або відрядження суддя не приймає участі у автоматизованому розподілі нових справ, які надійшли до суду у разі подальшого продовження відпустки або відрядження.
4.7. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ згідно з наказом керівника апарату суду.
4.8. Встановлення факту надання головним спеціалістом по роботі з персоналом інформації, яка не відповідає дійсності, вважається одноразовим грубим порушенням трудових обов'язків, наслідком якого є відповідальність, встановлена розділом 17 Засад.
4.9. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою, форма якого встановлена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України № 25 від 02.04.2015 року.
4.10. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду, відповідно до наказу про розподіл обов’язків, не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу). У разі надходження до суду справи, що потребує негайного вирішення чи прийняття процесуального рішення, така справа передається визначеному головуючому судді невідкладно після проведення її автоматизованого розподілу.
4.11. Повторний розподіл справ і матеріалів у разі заміни головуючого судді (судді-доповідача), здійснюється з урахуванням вимог пунктів 4.1.-4.6. Засад.
Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпунктах 4.1-4.6 Засад.
Результат заміни судді оформлюється Протоколом повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.
4.12. Справи, у яких потрібно невідкладно прийняти процесуальне рішення та які потребують повторного автоматизованого розподілу, передаються для проведення повторного автоматизованого розподілу серед суддів негайно, в тому числі і у неробочий час.
4.13. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені, з урахуванням пунктів 4.1. – 4.6. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:
- припинення повноважень щодо здійснення правосуддя,
- звільнення з посади судді,
- відсторонення від здійснення правосуддя,
- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 календарний день,
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду,
- у разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.45 Положення,
- у разі припинення виконання суддею повноважень слідчого судді матеріали, скарги та провадження у яких такий слідчий суддя був раніше визначеним, підлягають автоматизованому розподілу серед повноважних слідчих суддів. (пункт доповнено на підставі рішення зборів суддів від 27.12.2022р.)
4.14. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку) здійснюється за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).
У разі виявлення суддею помилкового визначення категорії справи та присвоєння їй неправильного індексу під час реєстрації справи канцелярією суду, така справа повертається суддею до канцелярії суду для її правильної реєстрації та проведення повторного автоматизованого розподілу. (абзац доповнено на підставі рішення зборів суддів від 10.09.2024р.)
4.15. Не підлягають автоматизованому розподілу:
- судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду;
- заяви про скасування заходів реагування, що застосовані в межах відповідної судової справи, які передаються раніше визначеному судді.
4.16. Заяви про скасування судових наказів (ст. 170 ЦПК України) не пізніше наступного дня передаються судді, визначеному у порядку, встановленому статтею 33 ЦПК України.
4.17. Скарги на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи органу державної виконавчої служби або приватного виконавця під час виконання судового рішення, ухваленого відповідно до Цивільного процесуального кодексу України передаються судді, визначеному у порядку, встановленому статтею 33 ЦПК України.
4.18. Справи про притягнення до адміністративної відповідальності, які надійшли до суду після доопрацювання передаються раніше визначеному судді, який виніс постанову про направлення справи на доопрацювання. У разі відсутності раніше визначеного судді (перебування судді у відпустці, відрядженні, на лікарняному) у день надходження справи про притягнення до адміністративної відповідальності після доопрацювання, такі справи передаються для автоматизованого розподілу іншому судді.
4.19. Справи про притягнення до адміністративної відповідальності щодо однієї і тієї ж особи, передаються судді, у якого вже перебуває в провадженні та не розглянута справа про адміністративне правопорушення щодо цієї особи. (пункт 4.19 доповнено на підставі рішення зборів суддів від 08.06.2021р.)
5.Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді
5.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.
5.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:
- клопотання (подання), скарги, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР);
- судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;
- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
- судові справи про перегляд заочного рішення;
- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу, крім справ, які не були внесені до автоматизованої системи документообігу суду;
- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;
- заяви про відновлення втраченого судового провадження;
- заяви про забезпечення позову, доказів, подані після подання позовної заяви;
- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
5.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 5.1.–5.2. Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу, в тому числі і повторному, за мотивованим розпорядженням керівника апарату суду, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.
5.4. У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді клопотання (подання), скарги у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР), підлягають автоматизованому розподілу між іншими слідчими суддями на загальних підставах, а у неробочий час, святкові та вихідні дні – передачі черговим слідчим суддям згідно з графіком чергування, затвердженого рішенням зборів суддів, без наявності рішення зборів суддів чи інших розпорядчих актів про проведення повторного автоматизованого розподілу.
Якщо клопотання (подання), скарга, яка була передана в результаті повторного автоматизованого розподілу не раніше визначеному слідчому судді у справі, не була ним розглянута і такий слідчий суддя відсутній (хвороба, відпустка, відрядження), матеріали клопотання (подання), скарги підлягають передачі раніше визначеному судді у кримінальному провадженні (за номером ЄРДР) мотивованим розпорядженням керівника апарату суду. У разі відсутності раніше визначеного судді у кримінальному провадженні (за номером ЄРДР) у зв'язку з відпусткою, хворобою, відрядженням таке клопотання (подання), скарга підлягає повторному автоматизованому розподілу на загальних засадах.
6.Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх
6.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, за обвинуваченням у скоєнні злочинів неповнолітніх чи малолітніх розглядають судді, уповноважені зборами суддів, згідно з переліком (Додаток № 2), з урахуванням вимог пунктів 4.1. – 4.6. Засад.
6.2. У разі уповноваження інших суддів здійснювати розгляд кримінальних проваджень щодо неповнолітніх чи малолітніх, розгляд розпочатих кримінальних проваджень (справ) закінчується визначеними раніше суддями.
7.Визначення слідчого судді
7.1. Повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюють слідчі судді, обрані зборами суддів, згідно з переліком (Додаток № 3).
7.2. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням вимог пунктів 4.1. – 4.6., 5.4. Засад, а у святкові та вихідні дні також з дотриманням графіку чергування. (пункт 7.2 викладено в новій редакції на підставі рішення зборів суддів від 04.10.2021 р.)
7.3. Якщо слідчий суддя розглянув клопотання (подання), скаргу у межах кримінального провадження (за номером ЄДРДР), в якому раніше вже було визначено слідчого суддю, всі інші клопотання (подання), скарги, які надійшли до суду у цьому кримінальному провадженні передаються раніше визначеному слідчому судді.
7.4. Якщо слідчий суддя йде у відпустку, відбуває у відрядження, клопотання (подання) та скарги, як раніше визначеному слідчому судді йому не розподіляються за 5 робочих днів до відпустки, відрядження тривалістю не менше 3 днів. У разі тривалості відпустки, відрядження менше 3 днів, справа розподіляється в загальному порядку. У вихідні, святкові дні та після закінчення робочого дня клопотання (подання) та скарги розподіляються серед чергових суддів згідно із затвердженим графіком.
7.5. Якщо до суду надійшло клопотання (подання), скарга, у день, коли раніше визначений слідчий суддя перебував у відпустці, відрядженні, на лікарняному, і вказані матеріали не встигли передати для автоматизованого розподілу у день їх надходження, такі матеріали підлягають передачі для розгляду раніше визначеному у кримінальному провадженні слідчому судді. (пункт 7.5 викладено в новій редакції на підставі рішення зборів суддів від 04.10.2021 р.)
7.6. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі слідчого судді у випадках надходження клопотань (подань) та скарг по одному кримінальному провадженню, наступний слідчий суддя для розгляду подальших клопотань (подань) та скарг в рамках даного кримінального провадження, на період відсутності слідчого судді до його повернення, обирається шляхом автоматизованого розподілу між всіма слідчими суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації і слідчим суддею на цей період є перший із визначених для розгляду конкретного клопотання (подання та скарги) суддя.
Після того, як відпадуть обставини, за яких було визначено наступного слідчого суддю в рамках одного кримінального провадження, всі клопотання (подання) та скарги по цьому провадженню, що надходять до суду, передаються раніше визначеному слідчому судді. (пункт 7.6 доповнено на підставі рішення зборів суддів від 04.10.2021 р.)
7.7. Матеріали клопотань про накладення арешту на майно в порядку КПК України, які надійшли у вихідний або святковий день, передаються раніше визначеному слідчому судді, а у разі неможливості розгляду клопотань у строк, встановлений в КПК України чи у випадку недопустимості зволікання – передаються для проведення автоматизованого розподілу таких справ. (пункт 7.6 викладено в новій редакції на підставі рішення зборів суддів від 04.10.2021 р.)
7.8. Якщо до суду надійшло клопотання про надання дозволу на затримання та доставку обвинуваченого (підозрюваного) та клопотання про обрання запобіжного заходу щодо однієї і тієї ж особи у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР), матеріали клопотання про надання дозволу на затримання та доставку обвинуваченого (підозрюваного) передаються на автоматизований розподіл для визначення слідчого судді, а матеріали клопотання про обрання запобіжного заходу передаються для розгляду цьому ж слідчому судді.
7.9. У разі надходження до суду клопотання (подання), скарги без зазначення номера кримінального провадження, таке клопотання (подання), скарга передається для визначення слідчого судді в порядку передбаченому п. 4.1.-4.6. Засад. Якщо до закінчення розгляду клопотання (подання), скарги буде з’ясовано, що у кримінальному провадженні (за номером ЄДРДР) вже визначений слідчий суддя, таке клопотання (подання), скарга передається раніше визначеному слідчому судді мотивованим розпорядження керівника апарату суду, крім випадку неможливості такої передачі (перебування раніше визначеного судді у відпустці, відрядженні, лікарняному, припинення повноважень щодо здійснення правосуддя, звільнення з посади судді, відсторонення від здійснення правосуддя).
7.10. У разі припинення виконання суддею повноважень слідчого судді матеріали, скарги та провадження у яких такий слідчий суддя був раніше визначеним, підлягають автоматизованому розподілу серед повноважних слідчих суддів. (пункт 7.10 доповнено на підставі рішення зборів суддів від 27.12.2022 р.)
8.Коефіцієнт форми участі
8.1. При автоматизованому розподілі судових справ і матеріалів застосовуються коефіцієнти відповідно до складності справи (Додаток 4).
9.Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя
9.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, для голови суду та особи, що виконує його повноваження дорівнює 90 % справ (пункт 9.1 викладено в новій редакції на підставі рішення зборів суддів від 15.11.2024р.)
9.2. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя для заступника голови суду дорівнює 100 % справ (пункт 9.2 викладено в новій редакції на підставі рішення зборів суддів від 15.11.2024р.)
10.Засади формування колегій суддів
10.1. Визначення колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою суду під час реєстрації відповідних документів, а також в інших випадках визначення складу суду на будь-якій стадії судового процесу, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження справ.
10.2. Кількісний склад колегії суддів визначається процесуальним законодавством. До складу колегії може бути включений запасний суддя на заміну основного судді зі складу колегії суддів у разі неможливості останнім здійснювати правосуддя.
10.3. У разі розгляду справи за участю присяжних, їх персональний склад визначається за допомогою автоматизованої системи.
10.4. У разі відсутності одного із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо), заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпунктах 4.1-4.6 Засад.
10.5. Якщо справа розглядається колегіально, повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення та з урахуванням вимог пунктів 4.1.- 4.15. Засад.
11.Керівник апарату суду
11.1. Керівник апарату суду щорічно (у разі необхідності – в інший термін) звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.
11.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.
12.Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили
12.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), вносяться суддею. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) ухваленого під головуванням судді, у якого на момент внесення вищевказаних відомостей закінчились повноваження щодо здійснення правосуддя, який досяг 65-річного віку, відстороненого від здійснення правосуддя чи відрахованого зі штату суду, вносяться особою, відповідальною за внесення таких відомостей, яка визначається наказом голови суду.
13.Надання інформації про стан розгляду судових справ
13.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним судом України та їх розгляду.
13.2. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства, Закону України «Про доступ до судових рішень».
13.3. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документу суду).
13.4. На сайті Октябрського районного суду м. Полтави (https://ok.pl.court.gov.ua/sud1622/) в складі веб-порталу судової влади України щоденно оприлюднюються:
- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи, форма судочинства);
- список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду);
- список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);
- інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи).
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
14.Централізоване зберігання процесуальних та інших документів,виготовлених в суді
14.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.
Копія табеля обліку використання робочого часу, що складається для виплати заробітної плати, вноситься керівником апарату суду (у разі відсутності – особою, котра виконує обов’язки) до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля. Електронний примірник табеля обліку використання робочого часу зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП керівника апарату суду (виконуючого обов’язки).
Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.
14.2. З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.
14.3. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.
15.Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ
15.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Кожен суддя несе персональну відповідальність за несвоєчасне направлення прийнятих ним рішень до ЄДРСР.
15.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
16.Форс-мажорні обставини
16.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
16.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п.16.1. Засад обставин.
16.3. У разі настання зазначених у п.16.1. Засад обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла) здійснюється між суддями та слідчими суддями в порядку черговості за алфавітним принципом з дотриманням вимог щодо передачі справ раніше визначеному автоматизованою системою судді з подальшим внесення даних до АСДС після усунення обставин, що обумовили неможливість її функціонування.
16.4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
17.Відповідальність
17.1. Навмисне внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівником канцелярії суду, відповідальним за реєстрацію справ і матеріалів, може бути підставою для дисциплінарної відповідальності відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку.
18.Прикінцеві положення
18.1. Дані засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Октябрському районному суді міста Полтави застосовуються з наступного дня після їх затвердження зборами суддів.
18.2. З дня початку застосування даних Засад вважати такими, що втратили чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу Октябрського районного суду міста Полтави, які були затверджені рішенням зборів суддів №10 від 07.10.2015 року.
Додаток № 1
С П Е Ц І А Л І З А Ц І Я
суддів Октябрського районного суду м.Полтави з розгляду справ
І. Кримінально-правова спеціалізація з розгляду кримінальних проваджень та справ про адміністративні правопорушення:
ІІ. Цивільно-правова спеціалізація з розгляду цивільних та адміністративних справ (окремими суддями):
(додаток №1 викладено в новій редакції на підставі рішення зборів суддів від 10.09.2024р.)
Додаток № 2
Судді, які спеціалізуються
на розгляді кримінальних проваджень або кримінальних справ, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім
У виключних випадках, а саме неможливості утворення складу суду (для колегіального розгляду справи, після задоволення відводів, самовідводів; через перебування суддів у відпустці; на лікарняному): Блажко О. І., Бугрій В. М., Гольник Л. В., Материнко М. О., Савченко Л. І., Тімошенко Н. В., Чуванова А. М.
(додаток №2 викладено в новій редакції на підставі рішення зборів суддів від 07.06.2024р.)
Додаток № 3
Слідчі судді
Судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом:
(додаток №3 викладено в новій редакції на підставі рішення зборів суддів від 10.09.2024р.)
_03_03.png)
