Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Увага, суд перейменовано з Октябрський районний суд м. Полтави
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням зборів суддів Октябрського
районного суду м. Полтави
№ 3 від 31 березня 2025 року
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу Октябрського районного суду м. Полтави
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Октябрського районного суду м. Полтави (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого Рішенням Ради суддів Україні від 11 листопада 2024 року № 39, Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.
1.2. Даними Засадами врегульовано окремі питання порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Октябрському районному суді м. Полтави (далі –суду), які віднесені до компетенції зборів суддів, згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення.
1.3. У разі внесення змін до Положення збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.
1.4. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду зі змінами та доповненнями вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
2.1.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів.
2.1.2 В суді запроваджена спеціалізація з розгляду цивільних та адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушення, кримінальних проваджень та матеріалів, у тому числі кримінальних проваджень або справ, де обвинуваченим або потерпілим є неповнолітня чи малолітня особа, а також здійснення повноважень з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом слідчими суддями (Додатки 1-3).
2.1.3. В суді визначено персональний склад постійних колегій суддів та резервних суддів колегій з розгляду кримінальних проваджень (Додаток 4).
2.1.4. У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу постійної колегії суддів та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів суду.
2.2. Серед усіх суддів здійснюється автоматизований розподіл судових справ і матеріалів, які надійшли до канцелярії суду з понеділка по четвер з 8:00 год до 17:15 год, а у п’ятницю з 8:00 год до 16:00 год, після реєстрації відповідної судової справи (після заповнення необхідних полів обліково-реєстраційної картки на справу та присвоєння справі єдиного унікального номеру та номеру провадження). В разі надходження до суду справ та матеріалів наприкінці робочого дня їх реєстрація проводиться в день надходження, а автоматизований розподіл відбувається як у день надходження так і на наступний робочий день. Клопотання, які підлягають негайному розгляду передаються для їх автоматизованого розподілу першочергово. Особливості розподілу судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні зазначені в п.4.2. Засад.
2.3. З метою забезпечення судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні, дотримання процесуальних строків розгляду окремих категорій справ, передбачених КПК України у неробочі, святкові та вихідні дні в суді запроваджено графік чергування слідчих суддів, який заздалегідь затверджується головою суду, а у разі його відсутності - заступником чи виконуючим його обов’язки, та доводиться до відома слідчих суддів.
2.4. Кожний робочий день до 09:00 год головний спеціаліст по роботі з персоналом або особа, яка виконує його обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).
2.5. У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 09:00 год дня невиходу на роботу повідомити про це головного спеціаліста по роботі з персоналом або керівника апарату суду.
2.6. За наявності поважних причин, що перешкоджають здійсненню правосуддя, суддя надає документальне підтвердження поважності таких причин протягом робочого дня, а також повідомляє про це головного спеціаліста по роботі з персоналом або керівника апарату суду.
2.7. Суддя, який в останній робочий день напередодні відпустки або відрядження не встиг своєчасно розглянути справи, які потребують термінового розгляду або прийняття процесуального рішення, може бути відкликаний з відпустки або відрядження для розгляду таких справ. Відкликаний з відпустки або відрядження суддя не приймає участі у автоматизованому розподілі нових справ, які надійшли до суду у разі подальшого продовження відпустки або відрядження.
2.8. Автоматизований розподіл справ на суддів, які відряджені до суду припиняється за два місяці до закінчення відрядження або з дня звернення такого судді із заявою про припинення відрядження.
2.9. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ згідно з наказом керівника апарату суду.
2.10. Встановлення факту надання головним спеціалістом по роботі з персоналом інформації, яка не відповідає дійсності, вважається одноразовим грубим порушенням трудових обов'язків, наслідком якого є відповідальність, встановлена розділом 16 Засад.
2.11. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду, відповідно до наказу про розподіл обов’язків, не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу). У разі надходження до суду справи, що потребує негайного вирішення чи прийняття процесуального рішення, така справа передається визначеному головуючому судді невідкладно після проведення її автоматизованого розподілу.
2.12. Заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу, які не були внесені до автоматизованої системи документообігу суду підлягають автоматизованому розподілу відповідно до Положення та п. 2.1.-2.8. Засад.
2.13. Заяви про скасування судових наказів (ст. 170 ЦПК України) не пізніше наступного дня передаються судді, визначеному у порядку, встановленому статтею 33 ЦПК України.
2.14. Скарги на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи органу державної виконавчої служби або приватного виконавця під час виконання судового рішення, ухваленого відповідно до Цивільного процесуального кодексу України передаються судді, визначеному у порядку, встановленому статтею 33 ЦПК України.
2.15. У разі відсутності раніше визначеного судді (перебування судді у відпустці, відрядженні, на лікарняному) у день надходження справи про притягнення до адміністративної відповідальності після доопрацювання, такі справи передаються для автоматизованого розподілу іншому судді.
2.16. Якщо у справі, що перебуває в провадженні суду, головуючому судді заявлено відвід, який відповідно до процесуального закону розглядається іншим суддею цього ж суду, такий відвід підлягає автоматизованому розподілу серед усіх суддів суду, які мають повноваження з розгляду справ у день проведення автоматизованого розподілу.
3.1. Визначення колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою суду під час реєстрації відповідних документів, а також в інших випадках визначення складу суду на будь-якій стадії судового процесу, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження справ.
3.2. До складу колегії може бути включений запасний суддя на заміну основного судді зі складу колегії суддів, у разі неможливості основ ним суддею здійснювати правосуддя.
3.3. У разі розгляду справи за участю присяжних, їх персональний склад визначається за допомогою автоматизованої системи.
3.4. У разі відсутності одного із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо), заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпунктах 2.1-2.8. Засад.
3.5. Якщо справа розглядається колегіально, повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 Положення та з урахуванням вимог пунктів 2.1.- 2.8. Засад.
4.1. Повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюють слідчі судді, обрані зборами суддів, згідно з переліком (Додаток № 3).
4.2. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням вимог пунктів 2.1. – 2.8., 4.4. Засад, а у неробочі, святкові та вихідні дні - також з дотриманням графіку чергування.
4.3. Якщо слідчий суддя розглянув клопотання (подання), скаргу у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР), в якому раніше вже було визначено слідчого суддю, всі інші клопотання (подання), скарги, які надійшли до суду у цьому кримінальному провадженні, передаються раніше визначеному слідчому судді.
4.4. Якщо слідчий суддя йде у відпустку, відбуває у відрядження, клопотання (подання) та скарги, як раніше визначеному слідчому судді йому не розподіляються:
- за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
- за п’ять робочих днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
- за один робочий день до відрядження, якщо його тривалість становить менше п’яти календарних днів (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів), за наявності наказу голови суду;
У вихідні, святкові дні та після закінчення робочого дня клопотання (подання) та скарги розподіляються серед чергових суддів згідно із затвердженим графіком.
4.5. Якщо до суду надійшло клопотання (подання), скарга, у день, коли раніше визначений слідчий суддя перебував у відпустці, відрядженні, на лікарняному, і вказані матеріали не встигли передати для автоматизованого розподілу у день їх надходження, такі матеріали підлягають передачі для розгляду раніше визначеному у кримінальному провадженні слідчому судді.
4.6. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі слідчого судді, у випадках надходження клопотань (подань) та скарг по одному кримінальному провадженню (за номером ЄДРДР), наступний слідчий суддя для розгляду подальших клопотань (подань) та скарг в рамках даного кримінального провадження (за номером ЄДРДР), на період відсутності слідчого судді, обирається шляхом автоматизованого розподілу між всіма слідчими суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації і слідчим суддею на цей період є перший із визначених для розгляду конкретного клопотання (подання та скарги) слідчий суддя.
Після того, як відпадуть обставини, за яких було визначено наступного слідчого суддю в межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР), всі клопотання (подання) та скарги по цьому провадженню, що надходять до суду, передаються раніше визначеному слідчому судді.
4.7. Матеріали клопотань про накладення арешту на майно в порядку КПК України, які надійшли у вихідний або святковий день, передаються раніше визначеному слідчому судді, а у разі неможливості розгляду клопотань у строк, встановлений в КПК України чи у випадку недопустимості зволікання – передаються для проведення автоматизованого розподілу таких справ.
4.8. Якщо до суду надійшло клопотання про надання дозволу на затримання та доставку обвинуваченого (підозрюваного) та клопотання про обрання запобіжного заходу щодо однієї і тієї ж особи у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР), матеріали клопотання про надання дозволу на затримання та доставку обвинуваченого (підозрюваного) передаються на автоматизований розподіл для визначення слідчого судді, а матеріали клопотання про обрання запобіжного заходу передаються для розгляду цьому ж слідчому судді.
4.9. У разі надходження до суду клопотання (подання), скарги без зазначення номера кримінального провадження, таке клопотання (подання), скарга передається для визначення слідчого судді в порядку передбаченому п. 2.1.-2.8. Засад. Якщо до закінчення розгляду клопотання (подання), скарги буде з’ясовано, що у кримінальному провадженні (за номером ЄДРДР) вже визначений слідчий суддя, таке клопотання (подання), скарга передається раніше визначеному слідчому судді вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, крім випадків неможливості такої передачі (перебування раніше визначеного судді у відпустці, відрядженні, лікарняному, припинення повноважень щодо здійснення правосуддя, звільнення з посади судді, відсторонення від здійснення правосуддя).
4.10. У разі припинення виконання суддею повноважень слідчого судді, матеріали, скарги та провадження у яких такий слідчий суддя був раніше визначеним, підлягають автоматизованому розподілу серед повноважних слідчих суддів.
4.11. Якщо слідчий суддя тривалий час перебуває у нарадчій кімнаті для складення вироку, помічник такого судді складає доповідну записку на ім’я керівника апарату суду (у разі його відсутності заступником чи виконуючим його обов’язки) із зазначенням орієнтовного часу перебування судді у нарадчій кімнаті. У разі надходження до суду матеріалів, клопотань, скарг, що повинні бути розподілені раніше визначеному слідчому судді, який тривалий час перебуває в нарадчій кімнаті для складення вироку, такі матеріали, клопотання, скарги передаються для проведення автоматизованого розподілу.
5.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, судове рішення яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.
5.2. Раніше визначеному головуючому судді передаються судові справи щодо:
5.2.1. вирішення питання про об’єднання кримінальних проваджень у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
5.2.2. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції;
5.2.3. заяв про скасування заходів реагування у виді накладення грошового стягнення, яке застосоване в порядку глави 12 КПК України.
5.2.4. притягнення до адміністративної відповідальності особи, щодо якої вже перебуває в провадженні суду справа про адміністративне правопорушення, рішення по якій не прийнято.
5.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (крім слідчого судді) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.2-2.3.39.19 Положення, судові справи та матеріали, передбачені п.п. 5.2.1-5.2.4 Засад підлягають автоматизованому розподілу, в тому числі і повторному, за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.
5.4. У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді клопотання (подання), скарги у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР), підлягають автоматизованому розподілу між іншими слідчими суддями на загальних підставах, а у неробочий час, святкові та вихідні дні – передачі черговим слідчим суддям згідно з графіком чергування, затвердженого наказом голови суду, у разі його відсутності заступником чи виконуючим його обов’язки, без наявності рішення зборів суддів чи інших розпорядчих актів про проведення повторного автоматизованого розподілу.
Якщо клопотання (подання), скарга, яка була передана в результаті повторного автоматизованого розподілу не раніше визначеному слідчому судді у справі, не була ним розглянута і такий слідчий суддя відсутній (хвороба, відпустка, відрядження), матеріали клопотання (подання), скарги підлягають передачі раніше визначеному судді у кримінальному провадженні (за номером ЄРДР) вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду. У разі відсутності раніше визначеного судді у кримінальному провадженні (за номером ЄРДР) у зв'язку з відпусткою, хворобою, відрядженням таке клопотання (подання), скарга підлягає повторному автоматизованому розподілу на загальних засадах.
6.1. Повторний розподіл справ і матеріалів у разі заміни головуючого судді (судді-доповідача), здійснюється з урахуванням вимог пунктів 2.1.-2.8. Засад.
6.2. У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпунктах 2.1-2.8. Засад.
6.3. Справи, у яких потрібно невідкладно прийняти процесуальне рішення та які потребують повторного автоматизованого розподілу, передаються для проведення повторного автоматизованого розподілу серед суддів негайно, в тому числі і у неробочий час.
6.4. На виконання пункту 2.3.16. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені, з урахуванням пунктів 2.1. – 2.8. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:
- припинення повноважень щодо здійснення правосуддя,
- звільнення з посади судді,
- відсторонення від здійснення правосуддя,
- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 календарний день,
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду,
- у разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.45 Положення,
- у разі припинення виконання суддею повноважень слідчого судді матеріали, скарги та провадження у яких такий слідчий суддя був раніше визначеним, підлягають автоматизованому розподілу серед повноважних слідчих суддів.
6.5. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку) здійснюється за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).
6.6 У разі виявлення суддею помилкового визначення категорії справи та присвоєння їй неправильного індексу під час реєстрації справи канцелярією суду, така справа повертається суддею (на підставі службової записки судді чи його помічника) до канцелярії суду для її правильної реєстрації та проведення повторного автоматизованого розподілу.
7.1. Кримінальні провадження або матеріали, де обвинуваченим або потерпілим є неповнолітня чи малолітня особа, розглядають судді, уповноважені зборами суддів, згідно з переліком (Додаток № 2), з урахуванням вимог пунктів 2.1. – 2.8. Засад.
7.2. У разі уповноваження інших суддів здійснювати розгляд кримінальних проваджень або матеріалів, де обвинуваченим або потерпілим є неповнолітня чи малолітня особа, розгляд розпочатих кримінальних проваджень (справ) закінчується визначеними раніше суддями.
8.1. При автоматизованому розподілі судових справ і матеріалів застосовуються коефіцієнти відповідно до складності справи (Додаток 5).
9.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, для голови суду та заступника голови суду дорівнює 90% справ.
10.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), вносяться суддею. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) ухваленого під головуванням судді, у якого на момент внесення вищевказаних відомостей закінчились повноваження щодо здійснення правосуддя, який досяг 65-річного віку, відстороненого від здійснення правосуддя чи відрахованого зі штату суду, вносяться особою, відповідальною за внесення таких відомостей, яка визначається наказом голови суду.
11.1. Керівник апарату суду щорічно (у разі необхідності – в інший термін) звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.
11.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.
12.1. У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів, такі випадки фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
12.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п.12.1. Засад обставин.
12.3. У разі настання зазначених у п.12.1. Засад обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла) здійснюється між суддями та слідчими суддями в порядку черговості за алфавітним принципом з дотриманням вимог щодо передачі справ раніше визначеному автоматизованою системою судді з подальшим внесення даних до автоматизованої системи документообігу суду після усунення обставин, що обумовили неможливість її функціонування.
13.1. Навмисне внесення недостовірних даних в автоматизовану систему документообігу суду, інші порушення, допущені відповідальним за реєстрацію справ і матеріалів працівником канцелярії суду, що вплинули на законність розподілу справ і матеріалів між суддями, є підставою для дисциплінарної відповідальності згідно із Правилами внутрішнього трудового розпорядку.
14.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду застосовуються з наступного дня після їх затвердження зборами суддів.
14.2. З дня початку застосування даних Засад використання автоматизованої системи документообігу суду вважати такими, що втратили чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу суду, які були затверджені рішенням зборів суддів №6 від 06.12.2020 року (зі змінами та доповненнями).
Додаток № 1
С П Е Ц І А Л І З А Ц І Я
суддів Октябрського районного суду м.Полтави з розгляду справ
І. Кримінально-правова спеціалізація з розгляду кримінальних проваджень та справ про адміністративні правопорушення:
ІІ. Цивільно-правова спеціалізація з розгляду цивільних та адміністративних справ (окремими суддями):
Додаток № 2
Судді, які спеціалізуються на розгляді кримінальних проваджень або кримінальних справ,
де обвинуваченим або потерпілим є неповнолітня чи малолітня особа
У виключних випадках, а саме неможливості утворення складу суду (для колегіального розгляду справи, після задоволення відводів, самовідводів; через перебування суддів у відпустці; на лікарняному): Блажко О. І., Бугрій В. М., Гольник Л. В., Материнко М. О., Савченко Л. І., Тімошенко Н. В., Чуванова А. М.
Додаток № 3
Слідчі судді
Судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом:
Додаток № 4
Персональний склад постійних колегій суддів та резервних суддів колегій з розгляду кримінальних проваджень
І. Колегія:
Резервні судді І колегії:
ІІ. Колегія:
Резервні судді ІІ колегії:
_03_03.png)
